¿Qué es la digitalización y porqué es tan importante?
La digitalización es el proceso de convertir la información en medios digitales. Se ha acelerado en todos los sectores, lo que ha dado lugar a avances tecnológicos sin precedentes. La digitalización de documentos ha sido una tendencia que ha cambiado las reglas del juego y ha permitido a las empresas operar con mayor eficiencia y ahorrar tiempo, dinero y recursos. La digitalización ha aumentado la velocidad a la que podemos obtener información y ha facilitado su almacenamiento. Los beneficios de la digitalización son muchos, desde el ahorro de costes hasta la mejora de la eficiencia. La digitalización impulsa la eficiencia como resultado de la reducción de los residuos, la disminución de los errores, la agilización de los procesos y la recuperación más rápida de los datos. En esta entrada del blog, explicaremos qué es la digitalización y por qué es importante para su empresa.
¿Qué significa digitalización?
La digitalización es el proceso de convertir los documentos en papel en archivos digitales. Convierte la información en papel en información que puede almacenarse en un ordenador o servidor. Antes de la digitalización, todos los procesos empresariales y las comunicaciones se basaban en materiales impresos, como formularios, libros, cartas, memorandos e informes. La digitalización permite a las organizaciones almacenar, compartir y analizar los datos con mayor rapidez y eficacia. También permite a las organizaciones reducir el coste de almacenamiento al escanear y guardar los documentos en formato electrónico.
¿Por qué es importante la digitalización?
Las organizaciones utilizan la digitalización para crear una oficina sin papel o con poco papel, lo que les permite aumentar la eficiencia y reducir los costes. La digitalización permite el acceso inmediato a los datos, lo que aumenta la productividad. También permite a las personas trabajar a distancia y almacenar documentos en la nube, lo que reduce el tiempo de desplazamiento, el espacio de almacenamiento, el uso de papel y el riesgo de pérdida.
¿Cómo beneficia la digitalización a su empresa?
La digitalización tiene un gran impacto en su empresa, ya que le permite procesar los documentos con rapidez y precisión. Aumenta la eficiencia operativa y le proporciona información más precisa, lo que le permite responder a las necesidades de los clientes con mayor rapidez. Las ventajas de la digitalización incluyen: - Reducción de costes: La digitalización puede reducir la cantidad de papel utilizado hasta en un 80%, la necesidad de viajes en un 50% y los costes de la cadena de suministro en un 30% o más. - Reducción de riesgos: Los documentos impresos son vulnerables a pérdidas y daños, pero los documentos digitalizados son más seguros y pueden tener una copia de seguridad en línea. - Mayor control: Con la digitalización, puede controlar el acceso y asegurarse de que la información es precisa. - Operaciones más rápidas: La digitalización puede acelerar los procesos empresariales y mejorar la precisión, lo que le permite responder a las necesidades de los clientes con mayor rapidez.
¿Cómo beneficiarse de la digitalización?
He aquí algunas de las mejores prácticas para sacar el máximo partido a la digitalización: - Investigue sus opciones: Averigüe qué tipos de software están disponibles y cuáles satisfacen mejor sus necesidades. Consulte con su departamento de TI para determinar la mejor manera de aplicar una estrategia digital. - Establezca una política de gobierno digital: Esto garantiza que sus empleados sepan cómo utilizar y almacenar correctamente los documentos y los datos. También ayuda a proteger sus datos y a prevenir las infracciones. - Adopte herramientas digitales: Utilice software para gestionar sus documentos y datos digitales. Esto le permitirá mejorar sus procesos empresariales mediante el seguimiento del progreso, la identificación de tendencias y la toma de mejores decisiones sobre sus operaciones. - Aproveche la nube: Almacena tus documentos y datos en un sistema basado en la nube. Esto le proporciona un fácil acceso a su información desde cualquier lugar o dispositivo. - Invierta en formación: Asegúrate de que los miembros de tu equipo saben utilizar las herramientas digitales. Esto les permitirá trabajar de forma eficiente y productiva. - Manténgase al día con los avances tecnológicos: Manténgase informado sobre las nuevas tecnologías y cómo podrían beneficiar a su negocio.
Conclusión
La digitalización es el proceso de conversión de documentos en archivos digitales. Se ha acelerado en todos los sectores, dando lugar a avances tecnológicos sin precedentes. Y aunque las ventajas de la digitalización son muchas, la más importante es que permite ahorrar tiempo. Con la digitalización, puede acceder a la información más rápida y eficazmente, lo que le ayudará a cumplir plazos ajustados y otros objetivos críticos. La digitalización también puede reducir sus costes, mejorar su seguridad y aumentar la satisfacción del cliente. Tanto si tiene una empresa como si pertenece al sector público, la digitalización es una tendencia transformadora que no puede permitirse ignorar.
